Controle op uitvoering van gemaakte afspraken

Tijdens het inkooptraject worden afspraken gemaakt tussen partijen om de samenwerking effectief en efficiënt te regelen. Deze afspraken worden vastgelegd in een contract, dat wordt uitgevoerd. Idealiter wordt de uitvoering van de afspraken ook gecontroleerd. Contractmanagement levert daar een wezenlijke bijdrage aan en kan worden gedefinieerd als :

het proces om afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast te leggen en hier actief op te sturen. De verkregen input, getekende contracten en wijzigingen worden eenduidig vastgelegd, beheerd en bewaakt.

Dit geldt niet alleen op het moment dat het contract wordt opgesteld, maar gedurende de hele looptijd van de contractuele samenwerking. Maar contractmanagement gaat verder dan dat. Ook de organisatie van diensten (wat zelf doen en wat uitbesteden), het inkoopproces (komen tot de beste partners) en relatiemanagement behoort tot contractmanagement. Onderdeel ervan is het contractbeheer. Dit is het voeren van een goede en volledige administratie met als doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en de juiste contractafspraken.

Goed contractmanagement is dus cruciaal voor het volledig benutten van contracten en het verminderen van risico’s voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Daarom is het ook in de Code voor beide partijen een belangrijk onderwerp.
Het is dus vreemd dat contractmanagement en contractbeheer in de schoonmaak soms zo slecht uitgevoerd wordt. Bij sommige contracten is zelfs helemaal geen sprake van contractmanagement. Niet bij de opdrachtgever maar ook niet bij de opdrachtnemer.

Klik hier voor de meest voorkomende problemen in contractmanagement

Kijk hier voor voorbeelden van (negatieve) gevolgen van het niet (goed) voeren van contractmanagement:

• Hoe kan het contractmanagement van schoonmaak beter? 6 lessen uit de praktijk (Bron: Service Management)
• Van lastige schoonmaaksituaties valt veel te leren: “Veiligheid vraagt open gesprekscultuur” (Bron: Service Management)
• Goed aanbesteden van schoonmaak: “Het is mensenwerk!” (Bron: Service Management)
• Opgeruimd staat (niet) netjes: heraanbesteding leidt tot ontslag schoonmaakster (Bron: Service Management)

Klik hier voor innovatieve oplossingen t.a.v. contractmanagement