14 oktober 2016

Gunningscriterium: hoogste kwaliteit

“Voorheen merkte ik wel eens dat we op de inkoopafdeling heel trots waren als we weer een goed aanbestedingsresultaat hadden behaald. Als er een miljoen begroot was en we hadden het werk of de dienst geregeld voor 900.000 euro, dan gaven we elkaar high fives op de wandelgangen. Dit zette mij aan het denken of het zo niet ten koste gaat van de uiteindelijke kwaliteit. Bovendien: die 100 duizend euro kan die ondernemer net te kort komen om te gaan investeren in andere zaken die de politiek belangrijk vindt, zoals werkgelegenheid, duurzaamheid en innovatie”, vertelde Sander Vaneker, Strategisch beleidsadviseur Inkoop, begin dit jaar op InkopersCafe.nl.

Hoe moet het dan wel? “Koop in met een vaste prijs”, antwoordt de beleidsadviseur stellig. “Je stelt zorgvuldig een budget vast en zet de opdracht vervolgens in de markt. Hoeveel kwaliteit kan de markt leveren voor dit bedrag?” AanbestedingsCafe.nl spreekt Vaneker en Jan Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement voor de publieke sector over de aanpak.

Duidelijker
“Als je op de klassieke manier aanbesteedt, dan krijg je zowel een kwalitatieve aanbieding, als een prijs. Die moet je tegen elkaar afwegen. Welke wint dan?”, vraagt Telgen. “Je zoekt bijvoorbeeld een interim communicatieadviseur. De aanbiedingen stromen binnen. De één biedt een laag tarief, maar heeft weinig ervaring. De ander is duurder, maar is daarentegen van seniorniveau. Hoe kies je dan? Als je het omdraait en zegt: ik heb een interim communicatieadviseur nodig en ik heb er 80 euro voor over, dan kies je gewoon de beste. Dat is voor de interne klant ook een stuk duidelijker.”

Routinematig
Inkopen met een vaste prijs houdt in dat de aanbieder die de meeste kwaliteit biedt de opdracht krijgt. “Wat mij dan vaak gevraagd wordt is: ‘Hoe kom je aan die prijs?’. Dit verbaast mij. Een inkoper gaat toch niet, zonder iets van de prijsvorming af te weten, iets inkopen? Van de prijs moet je sowieso een beeld hebben”, vervolgt de hoogleraar. Vaneker ziet echter een andere praktijk. “Er wordt routinematig gebudgetteerd binnen gemeenten. Budgetten worden vaak, zonder evaluatie, overgeheveld naar het volgende jaar. Er bestaat tevens de neiging om het helemaal op te maken, omdat de afdeling anders het jaar daarna wordt gekort. Dit is de verkeerde instelling en heeft niets met professioneel inkopen te maken.”

Fatsoenlijk budgetteren
“Budgetten moeten op een fatsoenlijke manier samengesteld worden”, zegt Telgen. “Dat is namelijk het bedrag dat de afdeling in zijn totaliteit gaat uitgeven. Het budgetramen moet veel nauwkeuriger gebeuren, dan tot nu toe het geval is.” Moet inkoop daar dan bij betrokken zijn? “Inkoop is niet verantwoordelijk, maar heeft wel zicht op de markt en dus ook op de prijsvorming. Ze zouden daarom wel een waardevolle bijdrage kunnen leveren”, aldus de hoogleraar. Vaneker vervolgt: “Aan inkoop de taak om nog eens kritisch te kijken naar het budget dat is vastgesteld door het bestuur. Zijn we niet te onzekerheidmijdend? Kunnen we niet iets doen met de kwaliteit of de hoeveelheden, waardoor we beter in onze behoeften voorzien? Je kan door het inbouwen van kritisch vermogen het budget misschien wel terugbrengen van 300.000 euro naar 250.000 euro. Met die zak met geld ga je naar de markt en zegt: Dit moet op, hoeveel kwaliteit kunnen jullie leveren? De resterende 50.000 euro is budgetresultaat, dat kan het bestuur vervolgens uitgeven aan nieuwe initiatieven.”

Aandacht naar voorfase
“De aandacht van de aanbesteding moet terug naar de voorfase”, zegt Telgen. “In de voorfase valt het meeste te verdienen. Dit kan meer kwaliteit zijn, meer duurzaamheid, of minder geld. Als ik bijvoorbeeld de riolering in de straat wil vervangen, dan kan ik zeggen: Ik heb er 180.000 euro voor over, wie kan dit doen? Je kunt ook de kwaliteit definiëren, zoals de dikte van de buis of de snelheid van het water. Nóg effectiever is misschien wel de vraag: ‘Als je de kans ziet, kun je ook de riolering in de volgende straat meenemen. Zeg maar wat je kunt doen voor 180.000 euro’. Als je een te hoog budget hebt gesteld, dan krijg je meer waar voor je geld. Een te laag budget is ook geen probleem, want dan schrijft er niemand in.”

Niet altijd geschikt
Is deze methode voor alle aanbestedingen de beste oplossing? “Nee”, antwoordt Telgen. “Het is een heel nuttig middel in je gereedschapskist, maar bijvoorbeeld minder geschikt voor producten of diensten die nog niet bestaan. Ook als je precies weet wat je wilt hebben, zoals bijvoorbeeld bij een reserveonderdeel, is de methode niet aan te raden. Als je iets volledig technisch kunt specificeren, dan zou ik zeggen: Leg dit vast en vraag om de laagste prijs. Voor veel andere opdrachten, zoals het inhuren van een professional of het ombouwen van een kantine tot vergaderruimte, is de methode wel zeer geschikt.”

Rechtmatig
Als inkopen met een vaste prijs zoveel voordelen heeft, waarom wordt het dan nog zo weinig ingezet? Vaneker: “Juristen dachten dat dit, op basis van de Aanbestedingswet 2012, niet mocht. Op een gegeven moment werd dit gewenning: als niemand anders het doet, doe ik het ook niet. Nu is de mogelijkheid tot aanbesteden met een vaste prijs expliciet in de Europese richtlijnen opgenomen. Over de rechtmatigheid van de methode is nu dus geen twijfel meer.”

Bron: https://www.aanbestedingscafe.nl/gunningscriterium-hoogste-kwaliteit/