Tussentijds contract bijstellen

Het kan voorkomen dat de omstandigheden bij de opdrachtgever wijzigen. Objecten worden afgestoten, de bezettingsgraad verandert of de eisen aan de dienstverlening wijzigen. Al deze (incidentele en structurele) zaken hebben invloed op de schoonmaak. Zoals het aantal uren en het budget, maar mogelijk ook de wijze van schoonmaak.

Het advies van de Code is om dit soort zaken dan ook in het contract op te nemen.

• leg vast wat er gewijzigd wordt (eventueel met aanleiding) en welke effecten dit heeft op de schoonmaakdienstverlening in de zin van frequentie, volgorde, wijze van schoonmaak en aantallen uren;
• leg vast hoe de meer- of minderkosten worden verrekend;
• leg vast voor welke periode deze wijzigingen gelden.

Vaak is het verstandig om een losse aanvulling op een contract af te spreken in plaats van het contract meteen open te breken. Pas als blijkt dat het niet om een eenmalige, maar om een structurele wijziging in behoeften gaat, kan deze in de jaarlijkse updateronde worden meegenomen. Dan ontstaat een contract dat alle behoeften dekt.

Het schriftelijk vastleggen van wijzigingen behoort bij verantwoordelijk marktgedrag: beide partijen weten waar ze aan toe zijn, de afspraken zijn vastgelegd en worden gecontroleerd. Bovendien voorkomt het achteraf discussies over of uren, frequentie en/of (delen van) objecten wel of niet binnen het contract vallen.