20 november 2023

Als opdrachtgever weten wat je wilt – door Ronnes Vianen, Sr. Contractmanager NS

Als opdrachtgever weten wat je wilt en dat vertalen in een stevig fundament (contract) waar je gezamenlijk op kunt bouwen! Dat wil ik aan deze stelling toevoegen. Het fundament is namelijk van wezenlijk belang en bepalend voor een succesvolle samenwerking. Want na start contract ga je samen bouwen aan gezamenlijke doelen.

Belangrijk is om op tijd te beginnen met nadenken over wat je wilt. Verzamel de juiste stakeholders om je heen: direct betrokkenen, met ieder zijn eigen expertise, deskundigheid, ervaring en blik op de toekomst. Maak het team compleet met specialisten die meer op de processen zitten dan op de inhoud.

Door met elkaar in gesprek te gaan kom je erachter wat je wilt: wat zijn de doelstellingen, wat is er nodig om deze te kunnen behalen en met wie en op welke manier ga je dat doen? Ga ook in gesprek met de markt, bijvoorbeeld door middel van een marktconsultatie. En natuurlijk: ga in gesprek met je huidige leverancier. Leer van de huidige samenwerking. Neem de goede dingen mee en leer van hetgeen minder goed is gegaan (lessons learned). Creëer de randvoorwaarden om dat beter te maken. Een belangrijk onderdeel bij deze gesprekken is hetgeen Rob van Gerven ook al aangaf in zijn blog: ga in gesprek met de schoonmaakmedewerkers en doe dat op de juiste manier. Zij zijn tenslotte van een wezenlijk  belang voor het doen slagen van de samenwerking. Zo hebben wij de werkdrukmeting laten uitvoeren en hebben we het ‘goede gesprek’ gevoerd met de schoonmaakmedewerkers. We hebben lering getrokken uit de feedback en deze meegenomen in de uitvraag. Zeer waardevolle informatie en nog belangrijker: de schoonmakers voelen zich betrokken.

Op basis van deze gesprekken bepaal je de uitgangspunten van jouw fundament. Vertaal dat op een feitelijke en eenduidige wijze in het Programma van Eisen. Bouw in het aanbestedingsproces voldoende ruimte in om vragen te kunnen stellen en ga ook in deze fase met elkaar in gesprek. Toon daarbij lef om ruimte te creëren, waardoor je elkaar beter begrijpt. Dat komt het dichter naar elkaar groeien richting de samenwerking alleen maar ten goede: passen we bij elkaar en kunnen we samen gaan bouwen aan de toekomst?

Neem de tijd, voer de goede gesprekken met alle betrokkenen met wie je gaat samenwerken, maak de juiste vertaling in je uitvraag en durf. Dat is hetgeen ons gebracht heeft waar we nu staan: we zijn samen aan het bouwen aan de gezamenlijke doelen, met iedereen die we daarbij nodig hebben, van schoonmaker tot management, in- en extern. Dat alles op basis van een stevig fundament. We voelen ons betrokken, zijn hier trots op en weten waarvoor we het doen, met elkaar!

Kijk hier het webinar terug.